Kriteria Manager Proyek yang Baik ~ shades of pandora

Project Manager adalah orang yang bertindak sebagai pimimpin dalam suatu proyek. Berhasil atau tidaknya suatu proyek ditentukan oleh bagaimana PM mengarahkan timnya untuk bekerja mencapai target yang diinginkan oleh pemilik atau pemegang saham.

Untuk menjadi Project Manager yang baik tentunya harus memiliki kemampuan-kemampuan tertentu, oleh karena itu tidak sembarang orang dapat menjadi Project Manager.

Adapun mekanisme yang diperlukan untuk menyatukan variabel diatas adalah sebagai berikut:

Pengarahan yang mencakup pembuatan keputusan, kebijaksanaan, supervisi, dan lain-lain.
Rancangan organisasi dan pekerjaan.
Seleksi, pelatihan, penilaian, dan pengembangan.
Sistem komunikasi dan pengendalian.
Sistem reward.

Hal tersebut memang tidak mengherankan karena posisi Manajer Proyek memegang peranan kritis dalam keberhasilan sebuah proyek terutama di bidang teknologi informasi. Berikut ini kualifikasi teknis maupun nonteknis yang harus dipenuhi seorang Manajer Proyek:

A. Karakter Pribadinya

Memiliki pemahaman yang menyeluruh mengenai teknis pekerjaan dari proyek yang dikelola olehnya.
Mampu bertindak sebagai seorang pengambil keputusan yang handal dan bertanggung jawab.
Memiliki integritas diri yang baik namun tetap mampu menghadirkan suasana yang mendukung di lingkungan tempat dia bekerja.
Asertif
Memiliki pengalaman dan keahlian yang memadai dalam mengelola waktu dan manusia.

B. Karakteristik Kemampuan Terkait dengan Proyek yang Dikelola

Memiliki komitmen yang kuat dalam meraih tujuan dan keberhasilan proyek dalam jadwal, anggaran dan prosedur yang dibuat.
Pelaksanakan seluruh proses pengembangan proyek IT sesuai dengan anggaran dan waktu yang dapat memuaskan para pengguna/klien.
Pernah terlibat dalam proyek yang sejenis.
Mampu mengendalikan hasil-hasil proyek dengan melakukan pengukuran dan evaluasi kinerja yang disesuaikan dengan standar dan tujuan yang ingin dicapai dari proyek yang dilaksanakan.
Membuat dan melakukan rencana darurat untuk mengantisipasi hal-hal maupun masalah tak terduga.
Membuat dan menerapkan keputusan terkait dengan perencanaan.
Memiliki kemauan untuk mendefinisikan ulang tujuan, tanggung jawab dan jadwal selama hal tersebut ditujukan untuk mengembalikan arah tujuan dari pelaksanaan proyek jika terjadi jadwal maupun anggaran yang meleset.
Membangun dan menyesuaikan kegiatan dengan prioritas yang ada serta tenggat waktu yang ditentukan sebelumnya.
Memiliki kematangan yang tinggi dalam perencanaan yang baik dalam upaya mengurangi tekanan dan stres sehingga dapat meningkatkan produktifitas kerja tim.
Mampu membuat perencanaan dalam jangka panjang dan jangka pendek.

C. Karakteristik Kemampuan Terkait dengan Tim yang Dipimpin

Memiliki kemampuan dan keahlian berkomunikasi serta manajerial.
Mampu menyusun rencana, mengorganisasi, memimpin, memotivasi serta mendelegasikan tugas secara bertanggung jawab kepada setiap anggota tim.
Menghormati para anggota tim kerjanya serta mendapat kepercayaan dan penghormatan dari mereka.
Berbagi sukses dengan seluruh anggota tim.
Mampu menempatkan orang yang tepat di posisi yang sesuai.
Memberikan apresiasi yang baik kepada para anggota tim yang bekerja dengan baik.
Mampu mempengaruhi pihak-pihak lain yang terkait dengan proyek yang dipimpinnya untuk menerima pendapat-pendapatnya serta melaksanakan rencana-rencana yang disusunnya.
Mendelegasikan tugas-tugas namun tetap melakukan pengendalian melekat.
Memiliki kepercayaan yang tinggi kepada para profesional terlatih untuk menerima pekerjaan-pekerjaan yang didelegasikan darinya.
Menjadikan dirinya sebagai bagian yang terintegrasi dengan tim yang dipimpinnya.

Skill yang Dibutuhkan Manager Proyek:

Shtub (1994) menggambarkan diagram kemampuan yang penting untuk dimiliki oleh seorang manajer proyek. Diantaranya adalah:

Problem Solving, kemampuan manajer dalam menyelesaikan masalah secara efektif dan efisien.
Budgeting and Cost Skills, Kemampuan dalam hal membuat anggaran biaya proyek, analisis kelayakan investasi agar keuangan proyek dapat berjalan optimal sesuai dengan keinginan penyedia dana.
Schedulling and Time Management Skills, kemampuan untuk menjadwalkan proyek.
Technical Skills, Kemampuan teknis melingkupi pengetahuan dan pengalaman dalam hal proyek itu sendiri, dengan mengetahui prosedur-prosedur dan mekanisme proyek. Kemampuan teknis biasanya di dapat dari penimbaan ilmu khusus di bangku formal, misalnya Institut Manajemen Proyek, dan sebagainya.
Leadership Skills, Kepemimpinan menjadi salah satu peranan penting yang dimiliki oleh seorang manajer proyek. Apa yang dilakukan oleh manajer proyek menendakan bagaimana seharusnya orang lain atau timnya bekerja. Dengan ini manajer proyek dapat mempengaruhi bagaimana orang lain dapat bertindak dan bereaksi terhadap isu-isu proyek.
Resource Management and Human Relationship Skills, Pemakaian sumber daya adalah masalah utama bagi para manajer proyek.
Communication Skills, Perencanaan sebuah proyek akan menjadi tidak berguna ketika tidak ada komunikasi yang efektif antara manajer proyek dengan timnya.
Negotiating Skills, Untuk memperoleh simpati dan dukungan dari manajemen atas, kemampuan negosiasi dititik beratkan disini.
Marketing, Contracting, Customer Relationship Skills, Kemampuan menjual tidak hanya dimiliki oleh marketer saja, akan tetapi manajer proyek harus memiliki kemampuan untuk memasarkan hasil proyeknya, karena akan sangat tragis ketika sebuah proyek yang sukses secara implementatif, tetapi outputnya tidak dibutuhkan oleh para penggunanya.

Kompetensi yang Harus Dimiliki Manajer Proyek:

Kompetensi Pencapaian Bisnis
Kompetensi Pemecahan Masalah
Kompetensi Pengaruh
Kompetensi Manajemen diri dan orang lain

Intinya, kemampuan/ keahlian yang harus dimiliki untuk menjadi Project Manager yang baik antara lain:

Kemampuan Komunikasi yang Baik

Project Manager dituntut untuk dapat berkomunikasi yang baik. Salah satu tugas PM adalah menyampaikan informasi kepada pemilik atau pemegang saham terkait proses proyek yang sedang dikerjakannya. Apabila PM tidak dapat berkomunikasi dengan baik, maka pesan yang ingin disampaikan tidak akan diterima dengan baik oleh pemilik atau pemegang saham.

Kepercayaan Diri

Bagaimana suatu proyek dapat berhasil bila Project Managernya saja tidak merasa mampu untuk melakukan proyek tersebut. Oleh karena itu Project Manager harus mempunyai kepercayaan diri akan kemampuannya sehingga proyek yang dipimpinnya dapat berhasil.

Kemampuan Mengambil Keputusan

Project Manager nantinya akan dihadapkan pada situasi dimana ia harus mengambil keputusan yang tepat. Apabila Project Manager tidak mempunya kemampuan untuk mengambil keputusan yang tepat, maka proyek yang dipimpinnya tentu tidak akan berhasil.